آیین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباری

به استناد بند «و» ماده 33 قانون پولی و بانکی کشور مصوب 18 تیر ماه 1351 و در چارچوب «قانون تجارت الکترونیک» مصوب 17 دی ماه 1382 و با هدف ایجاد وحدت رویه در مؤسسات اعتباری، «آیین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباری» که از این پس به اختصار «آیین‌نامه» نامیده می‌شود، تدوین می‌گردد:

تعاریف

ماده 1: تعاریف ذیل، منحصراً محدود به این آیین‌نامه است:

1. بانک مرکزی: بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران.
2. مؤسسه اعتباری: بانک یا مؤسسه اعتباری غیربانکی که به موجب قانون یا با مجوز بانک مرکزی تأسیس شده و تحت نظارت بانک مرکزی می‌باشد.
3. شرکت کاشف: شرکت مدیریت امن الکترونیکی کاشف.
4. اسناد: اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسه اعتباری.
5. میکروفیلم: فیلمی است برای ذخیره اطلاعات نوشتاری در اندازه بسیار کوچک با قابلیت بزرگ نمایی و چاپ.
6. رول میکروفیلم: رول فیلم 16 میلی متری 215 فوتی یک حلقه میکروفیلم، که در صورت نگارش توسط باریکه لیزر بر روی آن امکان ذخیره 12000 تا 24000 فریم را در خود دارد.
7. داده پیام (data message): هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های جدید اطلاعات، تولید، ارسال، دریافت، ذخیره و یا پردازش می‌شود.
8. سیستم اطلاعاتی(Information System): سیستمی برای تولید (اصل سازی)، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش «داده پیام» است.
9. سابقه الکترونیکی مطمئن: عبارت از «داده پیام»ی است که با رعایت شرایط یک «سیستم اطلاعاتی مطمئن» ذخیره شده و به هنگام لزوم در دسترس و قابل درک است.
10. سیستم اطلاعاتی مطمئن (Secure Information System): سیستم اطلاعاتی است که:
    • به نحوی معقول در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد.
    • سطح معقولی از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح را دارا باشد.
    • به نحوی معقول متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و سازماندهی شده باشد.
    • موافق با رویه ایمن باشد.
    • موافق با الزامات اعلام شده از سوی شرکت کاشف باشد.
11. رویه ایمن (Secure Method): رویه‌ای است برای تطبیق صحت « داده پیام»، منشأ و مقصد آن با تعیین تاریخ و برای یافتن هرگونه خطای تغییر در مبادله، محتوا و یا ذخیره‌سازی «داده پیام» از یک زمان خاص. یک رویه ایمن ممکن است با استفاده از الگوریتم‌ها یا کدها، کلمات یا ارقام شناسایی، رمزنگاری، روش‌های تصدیق یا پاسخ برگشت و یا طرق ایمنی مشابه انجام شود.
12. امضای الکترونیکی (Electronic Signature): عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به «داده پیام» است که برای شناسایی امضا کننده «داده پیام» مورد استفاده قرار می‌گیرد.
13. امضای الکترونیکی مطمئن (Secure/Enhanced/Advanced Electronic Signature): امضای الکترونیکی مطمئن باید دارای شرایط زیر باشد:
    • نسبت به امضا ءکننده منحصر به فرد باشد.
    • هویت امضاء کننده «داده پیام» را معلوم نماید.
    • به وسیله امضاءکننده و یا تحت اراده انحصاری وی صادر شده باشد.
    • به نحوی به یک «داده پیام» متصل شود که هر تغییری در آن «داده پیام» قابل تشخیص و کشف باشد.
    • به تأیید بانک مرکزی رسیده باشد.
14. معقول (سنجش عقلانی)، (Reasonableness Test): با توجه به اوضاع و احوال مبادله «داده پیام» از جمله: طبیعت مبادله، مهارت و موقعیت طرفین، حجم مبادلات طرفین در موارد مشابه، در دسترس بودن گزینه‌های پیشنهادی و رد آن گزینه‌ها از جانب هر یک از طرفین، هزینه گزینه‌های پیشنهادی، عرف و روش‌های معمول و مورد استفاده در این نوع مبادلات، ارزیابی می‌شود.

مصادیق اسناد

ماده 2: اسناد، در پنج سطح به شرح ذیل تعیین می‌شود:

1. اسناد سطح اول شامل:
   • اسناد و مدارک مالکیت اموال منقول و غیرمنقول مؤسسه اعتباری،
   • اساسنامه، سوابق و مدارک مربوط به تأسیس مؤسسه اعتباری،
   • دفاتر سهام مؤسسه اعتباری،
   • صورت جلسات مجامع و هیأت مدیره مؤسسه اعتباری،
   • نسخ اصلی ترازنامه مؤسسه اعتباری و ضمایم مربوطه مصوب مجمع عمومی و گزارش عملکرد هیأت مدیره و گزارش‌های حسابرس مستقل.
2. اسناد سطح دوم شامل:
   • دفترکل،
   • دفتر روزنامه،
   • دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان.
3. اسناد سطح سوم شامل:
   • مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حساب‌های ارزی و ریالی و نمونه امضای مشتریان و فرم‌های پاسخ استعلام افتتاح حساب جاری از سامانه بانک مرکزی،
   • لاشه انواع چک‌ها از جمله چک عادی اشخاص، چک پول، ایران چک، چک بانکی و غیره، سفته‌ها و بروات واگذاری و سایر اسناد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی،
   • گواهی نامه‌های عدم پرداخت چک‌های برگشتی و مدارک رفع سوء اثر چک‌های برگشتی،
   • کلیه قراردادهای منعقده و موافقت نامه‌های بین مؤسسه اعتباری و اشخاص و قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و اعتبارات استفاده شده مشتریان،
   • اوراق و مدارک مربوط به اسناد تجاری تنزیل شده،
   • اسناد مربوط به عملیات حساب‌های معاملات داخلی مؤسسه اعتباری که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده،
   • لاشه ضمانت نامه‌ها و اسناد ذی‌ربط،
   • مدارک نقل و انتقال سهام،
   • نسخ دوم گواهی نامه‌های سپرده‌های سرمایه‌گذاری مدت دار و همچنین انواع اوراق گواهی سپرده مؤسسه اعتباری،
   • کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی، حوالجات ارزی، کارت‌های اعتباری ارزی و پیمان نامه‌های ارزی،
   • کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات، اتاق پایاپای، صندوق امانات و اوراق مشارکت،
   • اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی،
   • کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی، نقدی و انتقالی،
   • دفتر خزانه،
   • دفاتر ثبت نامه‌های صادره و وارده،
   • ترازنامه اسفندماه هرسال شعب مؤسسه اعتباری به انضمام گزارش‌های ویژه حسابرس مستقل شعب.
4. اسناد سطح چهارم شامل:
   • اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده،
   • اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال منقول و غیرمنقول مؤسسه اعتباری،
   • دفاتر(و یا رسید) تحویل کارت‌های الکترونیک مؤسسه اعتباری به مشتریان،
   • پرونده‌های ملاحظات بازرسی شعب مؤسسه اعتباری با ضمایم مربوطه.
5. اسناد سطح پنجم شامل:
   • دفاتر ارسال مراسلات،
   • ته چک‌های صادره ادارات و واحدهای مؤسسه اعتباری،
   • صورت موجودی‌های روزانه صندوق شعب (سیتواسیون)،
   • لیست‌های عملیات به روزرسانی پایان کار روزانه شعب؛

تبصره: تعیین سطح سایر اسناد حسب مورد بنا به پیشنهاد مؤسسه اعتباری و تأیید بانک مرکزی انجام می‌شود.

مدت و نحوه نگهداری اسناد

ماده 3: مؤسسه اعتباری موظف است، اسناد موضوع آیین‌نامه را به شرح ذیل نگهداری نماید:

1. عین اسناد سطح اول را برای همیشه نگهداری نماید.
2. عین اسناد سطح دوم را حداقل به مدت 5 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه (1) آیین‌نامه نگهداری نماید.
3. عین اسناد سطح سوم را حداقل به مدت 3 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه (1) آیین‌نامه نگهداری نماید.
4. عین اسناد سطح چهارم را حداقل به مدت 2 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه (1) آیین‌نامه نگهداری نماید.
5. عین اسناد سطح پنجم را حداقل به مدت 1 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه (1) آیین‌نامه نگهداری نماید.

تبصره 1: نگهداری اسناد به موجب سایر قوانین موضوعه، برای مدت زمان معین شده در قوانین مزبور، الزامی است.

تبصره 2: مؤسسه اعتباری موظف است هریک از اسنادی را که قبل از اتمام مدت نگهداری آن‌ها، دعوا نسبت به آن‌ها اقامه شده حداقل تا مختومه شدن دعوا و تعیین تکلیف نهایی نگهداری نماید.

تبصره 3: شرایط و ضوابط نگهداری عین اسناد باید متناسب با شرا یط استاندارد از قبیل قفسه بندی کافی، عاری از خاک و رطوبت، تجهیز با وسایل اخطار و اطفای حریق و وجود سیستم ایمنی و حفاظتی مطلوب باشد، به نحوی که عین اسناد در هنگام تبدیل به میکروفیلم و سوابق الکترونیکی مطمئن، از حیث وضوح تصویر و خوانا بودن مطالب انتقال یافته، از کیفیت لازم برخوردار باشند.

ماده 4: مؤسسه اعتباری موظف است با اتخاذ تدابیر و تمهیدات مقتضی، دسترسی به عین اسناد را حداکثر ظرف مدت چهار روز کاری فراهم نماید.

امحاء اسناد

ماده 5: مؤسسه اعتباری می‌تواند، اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم را پس از سپری شدن مدت‌های مقرر در ماده 3 و منوط به تهیه میکروفیلم یا سوابق الکترونیکی مطمئن براساس مراحل مقرر در مواد 8 و یا 9 آیین‌نامه، در چارچوب مقررات داخلی خود امحاء نماید. در غیر این صورت نگهداری عین اسناد پس از سپری شدن 15، 12، 10 و 8 از مدت‌های مقرر در ماده 3 همچنان الزامی است و امحاء آن‌ها پس از گذشت زمان مذکور، بلامانع است.

ماده 6: امحاء میکروفیلم‌ها و سوابق الکترونیکی مطمئن تهیه شده از اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به ترتیب پس از سپری شدن 15، 12، 10 و 8 سال از مدت‌های مقرر در ماده 3 آیین‌نامه بلامانع است.

ماده 7: مؤسسه اعتباری موظف است، دستورالعمل‌های اجرایی فرآیندهای داخلی امحاء اسناد، میکروفیلم و سوابق الکترونیکی مطمئن را تدوین و به تصویب هیأت مدیره/ عامل مؤسسه برساند و مراتب را نیز به بانک مرکزی اعلام نماید.

• تبصره: مؤسسه اعتباری موظف است ترتیبات امحاء عین اسناد، میکروفیلم‌ها و سوابق الکترونیکی مطمئن را به نحوی اتخاذ نماید که امکان بازیابی مجدد آن‌ها وجود نداشته باشد.

فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم یا سوابق الکترونیکی مطمئن

ماده 8: مؤسسه اعتباری مکلف است، مراحل زیر را جهت تبدیل اسناد به میکروفیلم طی نماید:

1. تعیین یک واحد سازمانی برای انجام فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم به “روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم”.
2. اختصاص مکان مناسب برای اجرای کلیه مراحل مربوط به “روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم”.
3. انتقال کلیه اسناد مورد نظر به مکان مذکور در بند (8-2)
4. آماده‌سازی اسناد مورد نظر برای انجام عملیات تصویربرداری دیجیتالی از آن‌ها.
5. تهیه تصاویر دیجیتالی از اسناد.
6. کنترل و استاندارد نمودن تصاویر دیجیتالی تهیه شده به نحوی که امکان بازیابی، دسته بندی یا تجزیه و تحلیل اطلاعات آن‌ها به سهولت امکان پذیر باشد.
7. فیلم برداری از تصاویر دیجیتالی بر روی رول‌های میکروفیلم توسط دستگاه‌های آرشیو رایتر.(Archive writer)
8. کنترل دقیق میکروفیلم تهیه شده از حیث وضوح تصویر و خوانا بودن مطالب انتقال یافته. درصورتی که مندرجات میکروفیلم خوانا نباشد، لازم است از نسخه مربوط مجدد اً تصویر دیجیتالی تهیه شده و پس از فیلم برداری به انتهای رول میکروفیلم اضافه گردد.
9. تهیه صورت جلسه انطباق اسناد با میکروفیلم و امضاء آن توسط هیأتی که حداقل حضور تمامی افراد ذیل در آن الزامی می‌باشد:
   • رییس یا معاون واحد سازمانی بایگانی کل به عنوان رییس هیأت؛
   • رییس یا معاون واحد سازمانی متولی ذ یربط؛
   • نماینده اداره بازرسی؛
   • نماینده اداره مبارزه با پولشویی؛
   • نماینده اداره حقوقی؛
   • نماینده اداره حراست؛
   • نماینده واحد انفورماتیک یا فناوری اطلاعات.
10. تهیه تصویر دیجیتالی از صورت جلسه ذکر شده در بند (8-9) و فیلم‌برداری از آن تصویر در ابتدا و انتهای هر رول میکروفیلم.

تبصره 1: در صورت وجود مطلب یا نوشته‌ای ظهر اسناد، باید از آن مندرجات نیز میکروفیلم تهیه شود.

تبصره 2: امحاء عین صورت جلسات مذکور در بند (8-9)، پس از گذشت 15 سال از زمان تولید آن‌ها، بلامانع است.

تبصره 3: در تبدیل اسناد سطوح چهارم و پنجم، نمایندگان رییس یا معاون واحد سازمانی بایگانی کل و رییس یا معاون واحد سازمانی مسؤول انجام فرآیند تبدیل اسناد، می‌توانند به جای افراد مذکور در بندهای (8-9-1) و (8-9-2) در جلسات هیأت موضوع بند (8-9) آیین‌نامه حضور یابند.

تبصره 4: چنانچه در نمودار سازمانی مؤسسه اعتباری، اشخاص یا واحدهای مذکور در بند (8-9) وجود نداشته باشند، هیأت مدیره/عامل آن مؤسسه موظف است اشخاص یا ادارات جایگزین را تعیین کند.

تبصره 5: تعیین میزان و حدود اختیارات و صلاحیت‌های هیأت مذکور در بند (8-9) بر عهده هیأت مدیره/عامل مؤسسه اعتباری می‌باشد.

ماده 9: مؤسسه اعتباری مکلف است برای تبدیل اسناد به سوابق الکترونیکی مطمئن و نگهداری از آن‌ها، سیستم اطلاعاتی مطمئنی را با رعایت الزامات تعیین شده برای مراحل تولید، ذخیره سازی، دسترسی و به اشترا ک‌گذاری استفاده نماید.

1. در مرحله تولید سوابق الکترونیکی:
   • کنترل دقیقی از حیث وضوح و خوانا بودن مطالب انتقال یافته روی سوابق تهیه شده صورت پذیرد.
   • چنانچه عین سند، چند رنگ بوده و خوانایی، تشخیص اصالت و استخراج اطلاعات معنی دار، وابسته به چند رنگ بودن تصویر سند باشد، سابقه الکترونیکی تهیه شده نیز لازم است رنگی باشد.
   • تراکم پیکسلی تصاویر دیجیتال حداقل 300 dpi باشد.
   • تطابق سوابق الکترونیکی تهیه شده با عین اسناد توسط سمتی که به عنوان تأیید کننده، از طرف هیأت مدیره/عامل مؤسسه اعتباری تعیین می‌شود، تأیید گردد.
   • امضای الکترونیکی مطمئنِ افراد تهیه کننده و تأییدکننده، به همراه زمان‌های تهیه و تأیید، به سابقه الکترونیکی مطمئنِ تولید شده ضمیمه گردند.
2. در مرحله ذخیره‌سازی سوابق الکترونیکی:
   • از رسانه ذخیره ساز غیر قابل بازنویسی (Non-Rewritable) استفاده شود.
   • از رسانه ذخیره ساز غیرقابل پاک کردن (Non-Erasable) استفاده شود.
   • سازوکاری مطمئن برای تصدیق کیفیت و صحت فرآیند ضبط وجود داشته باشد.
   • یک نسخه رونوشت (Copy) از نسخه اصلی سابقه الکترونیکی، تهیه شود و تا زمان الزام شده در ماده 4، مجزا از نسخه اصلی نگهداری شود.
   • تمامی اطلاعات نگهداری شده روی رسانه‌های اصلی و رونوشت، سازماندهی و فهرست‌گذاری گردند.
   • از فهرست‌های تهیه شده موضوع بند (9-2-5) یک نسخه رونوشت ایجاد شده و مجزا از فهرست‌های اصلی نگهداری شوند.
   • فهرست و رونوشت سوابق الکترونیکی، حداقل تا زمان امحاء سوابق الکترونیکی مربوطه نگهداری شوند.
3. دسترسی و به اشتراک گذاری:
   • تمامی سوابق مرتبط با تولید، ذخیره سازی، دسترسی و امحاء سوابق الکترونیکی، به عنوان سوابق ممیزی ثبت و نگهداری شود.
   • نحوه نگهداری از سوابق ممیزی به گونه‌ای باشد که در زمان مورد نیاز در دسترس افراد مجاز قرار گیرد.
   • مؤسسه اعتباری موظف است امکانات لازم برای بازتولید و مشاهده اسناد را در اختیار افراد مجاز قرار دهد.

ماده 10: به منظور اطمینان از حفظ کیفیت و دسترس پذیری اطلاعات مندرج در اسناد، توصیه می‌شود اسناد در کوتا هترین زمان پس از ایجاد، به سوابق الکترونیکی مطمئن تبدیل شوند.

ماده 11: میکروفیلم‌های تهیه شده مطابق با ماده 8 و سوابق الکترونیکی مطمئن تهیه شده مطابق با ماده 9 آیین‌نامه پس از مدت‌های مقرر در ماده 3 آیین‌نامه، در حکم اصول اسناد مربوط تلقی می‌گردند و در کلیه دادگاه‌ها قابل استناد می‌باشند.

اسناد الکترونیکی

ماده 12: اسنادی که مطابق با ماده 2 قانون تجارت الکترونیکی؛ با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های جدید اطلاعات، تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شوند، مشمول احکام خاص خود بوده و منوط به رعایت ماده 8 قانون مذکور در حکم اصول اسناد می‌باشند.

ماده 13: مؤسسه اعتباری ملزم به تهیه نسخه پشتیبان از تمامی اسناد الکترونیکی می‌باشد به گونه‌ای که در صورت هرگونه آسیب، خدشه و اختلال برای یک نسخه، نسخه دیگر مصون بماند.

سایر

ماده 14: مؤسسه اعتباری مکلف است اسناد و مدارکی را که براساس مقررات موضوعه ارزش تاریخی دارند، مطابق با قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران نگهداری نماید.

ماده 15: حداقل مدت زمان، طرز نگهداری و امحاء هریک از مصادیق اسناد معرفی شده در ذیل ماده 2 درصورتی که بدواً به صورت الکترونیکی تولید شوند، تابع احکام خاص خود بوده و در صورت مسکوت بودن تابع ضوابط این آیین‌نامه می‌باشد.

ماده 16: مدت‌های مقرر در مواد 3، 5 و 6،در صورت لزوم توسط بانک مرکزی مورد تجدیدنظر قرار می‌گیرد.

ماده 17: مسؤولیت نهایی هرگونه دخل و تصرف در میکروفیلم‌ها و سوابق الکترونیکی مطمئن موضوع مواد 8 و 9 آیین‌نامه، بر عهده هیأت مدیره/عامل مؤسسه اعتباری می‌باشد.

ماده 18: مؤسسه اعتباری موظف است با ایجاد سازوکارهای لازم از انطباق کامل فرآیندهای مؤسسه اعتباری با این آیین‌نامه حصول اطمینان نماید.

«آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباری» در 18 ماده و 10 تبصره، در یکهزار و دویست و هجدهمین جلسه مورخ 11/3/1395 شورای پول و اعتبار به تصویب رسید و از تاریخ ابلاغ لازم‌الاجرا می‌باشد. «آیین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» مصوب یک هزار و یک صد و چهاردهمین جلسه مورخ 25/3/1389 شورای پول و اعتبار از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه، منسوخ می‌باشد.